Capitulo I Contabilidad
Al efecto, deberán llevar, cuando menos, los siguientes libros o registros:
1o. Inventarios.
2o. De primera entrada o diario.
3o. Mayor o centralizador.
4o. De estados financieros.
Además, podrá utilizar los otros que estime necesarios por exigencias contables o administrativas o en virtud de otras leyes especiales.
Al efecto, deberán llevar, cuando menos los siguientes libros o registros:
1o. Inventarios.
2o. De primera entrada o diario.
3o. Mayor o centralizador.
4o. De estados financieros.
Además, podrá utilizar los otros que estime necesarios por exigencias contables o administrativas o en virtud de otras leyes especiales.
También podrán llevar la contabilidad, por procedimientos mecanizados, en hojas sueltas, fichas o por cualquier otro sistema, siempre que permita su análisis y fiscalización.
Los comerciantes que tengan un activo total que no exceda de dos mil quetzales, pueden omitir en su contabilidad los libros o registros enumerados antes, a excepción del registro o libros de inventarios, el de estados financieros y aquellos a que los obliguen leyes especiales.
Artículo 369
Idioma español y moneda nacional.Los libros
y registros deben operarse en
español y las cuentas en moneda nacional.
Las sucursales y agencias de empresas cuya sede esté en el extranjero, pueden llevar un duplicado en el idioma y moneda que deseen, con una columna que incluya la conversión a moneda nacional, previo aviso al registrador mercantil.
Artículo 370
Sanciones.La infracción a lo dispuesto en el
artículo
anterior, lo mismo que a lo determinado en el artículo 368
de
este código, hará incurrir al empresario en una
multa no menor
de cien quetzales, ni mayor de mil, en cada caso. El Registro
Mercantil impondrá las multas anteriores y deberá
exigir el
cumplimiento de este artículo, pudiendo compeler
judicialmente
a la traducción, conversión y corrección en
su caso, a costa del
infractor.
Artículo 371
Forma de operar.Los comerciantes operarán su
contabilidad
por sí mismos o por persona distinta designada expresa o
tácitamente, en un lugar donde tenga su domicilio la
empresa,
salvo que el registrador mercantil autorice para llevarla en
lugar distinto dentro del país.
Sin embargo, aquellos comerciantes individuales cuyo activo total exceda de cinco mil quetzales, y toda sociedad mercantil, están obligados a llevar su contabilidad por medio de contadores.
Artículo 372
Autorización de libros o registros.Los libros
de inventarios y de primera
entrada o diario, el mayor o centralizador y el de estados
financieros, deberán ser autorizados por el Registro
Mercantil.
Artículo 373
Operaciones, errores y omisiones.Los comerciantes
deben llevar su
contabilidad con veracidad y claridad, en orden
cronológico, sin
espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras, ni tachaduras.
Los libros no deberán presentar señales de haber
sido alterados,
sustituyendo o arrancando folios o de cualquier otra manera.
Los errores u omisiones en que se incurriere al operar en los libros o registros, se salvarán inmediatamente después de advertidos, explicando con claridad en qué consisten y extendiendo o complementando el concepto, tal como debiera haberse escrito.
Artículo 374
Balance general y estado de pérdidas y
ganancias.El comerciante
deberá establecer, tanto al iniciar sus operaciones como
por lo menos una vez
al año, la situación financiera de su empresa, a
través del balance general
y del estado de pérdidas y ganancias que deberán
ser firmados por
el comerciante y el contador.
Artículo 375
Prohibición de llevar más de una
contabilidad.Es prohibido
llevar más de una contabilidad para la misma empresa. La
infracción de
esta prohibición es causa de que ninguna de las
contabilidades haga prueba, sin
perjuicio de las demás responsabilidades a que haya
lugar.
Artículo 376
Conservación de libros y registros.Los
comerciantes, sus herederos o
sucesores, conservarán los libros o registros del giro en
general de su empresa
por todo el tiempo que ésta dure y hasta la
liquidación de todos sus negocios
y dependencias mercantiles.
Artículo 377
Estados financieros.El libro o registro de estados
financieros,
contendrá:
1o. El balance general de apertura y los ordinarios y extraordinarios que por cualquier circunstancia se practiquen.
2o. Los estados de pérdidas y ganancias o los que hagan sus veces, correspondientes al balance general de que se trate.
3o. Cualquier otro estado que a juicio del comerciante sea necesario para mostrar su situación financiera.
Artículo 378
Registros auxiliares.El comerciante podrá
llevar los libros o
registros auxiliares que estime necesarios.
Artículo 379
Exhibición de la situación
financiera.El balance general
deberá expresar con veracidad y en forma razonable, la
situación
financiera del comerciante y los resultados de sus operaciones
hasta la fecha
de que se trate.
Artículo 380
Publicación de balances.Toda sociedad
mercantil y las sociedades
extranjeras autorizadas para operar en la República, deben
publicar su balance general en el Diario Oficial al cierre de las
operaciones de cada ejercicio contable, llenando para el efecto
los requisitos que establezcan otras leyes.
Artículo 381
Comprobación de operaciones.Toda
operación contable deberá estar
debidamente comprobada con documentos fehacientes, que llenen los
requisitos legales y sólo se admitirá la falta de
comprobación
en las partidas relativas a meros ajustes, traslado de saldos,
pases de un libro a otro o rectificaciones.
Capitulo II Correspondencia Y Documentación
Artículo 382
Documentación y correspondencia.Todo
comerciante debe conservar, en forma
ordenada y organizada, durante no menos de cinco años, los
documentos de su empresa, salvo lo que dispongan otras leyes
especiales.
Artículo 383
Término para destruir documentación.Los
documentos que conciernan
especialmente a actos o negociaciones determinadas, podrán
ser inutilizados o
destruidos, pasado el tiempo de prescripción de las
acciones que
de ellos se deriven.
Si hubiere pendiente alguna cuestión que se refiera a ellos directa o indirectamente, deberán conservarse hasta la terminación de la misma.
Artículo 384
Archivo y custodia de valores.Queda al arbitrio del
comerciante el
sistema de archivo y custodia de valores, correspondencia y
demás
documentos del giro de su empresa.